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2013年02月26日 04;17;02 人氣度:1934 作者： 來源：本站原創(chuàng)
本站原創(chuàng)如何管理你的文檔
1、文檔的基本分類
• 文件內(nèi)容來區(qū)分的文書檔案、科技檔案、會計(jì)檔案、人事檔案；
• 按載體形態(tài)來區(qū)分的聲像檔案、電子檔案、實(shí)物檔案
2、整理
原則： 以時間順序?yàn)橹鳎詸n案的重要性為輔，兼顧檔案的分類。
方法：
（1）根據(jù)使用的頻率來整理文件。最常用的東西應(yīng)該在 你的手邊，隨手可取。
（2）把暫時不用的文件移走。
（3）建立文檔編號，按部門、性質(zhì)、時間、年份等。
（4） 歸檔一份（原件），重要和經(jīng)常使用的可酌加副本。
（5）文件材料應(yīng)按原件在前、附件在后的方式排列。
3、存儲
普通文件：文件柜、箱
電子文件： 硬盤 光盤
原則：分門別類、不同存貯介質(zhì)的資料應(yīng)單獨(dú)存放；保證安全；檔案組卷應(yīng)使用文件夾、檔案盒或其他檔案用具保存，這些檔案用具應(yīng)適當(dāng)標(biāo)識。 案卷封面標(biāo)題應(yīng)簡明、準(zhǔn)確，左上角應(yīng)有檔號、檔案箱號、縮微號，封面的下部應(yīng)有歸檔單位、起止日期、保管期限等。
（4）更新和使用
定期整理、更新，三個月內(nèi)不用的文檔丟棄。（國家規(guī)定的除外）
讓你的檔案更加有效的小秘訣：
（1）使用大寫、清楚的字母標(biāo)示檔案。
（2）使用彩色標(biāo)識能讓你一眼就找到某一類型文件的位置。
（3）將類別與次類別標(biāo)簽排成一列，類別與次類別用不同顏色標(biāo)示。
（4）為大型的資料建立索引。
5、保密文檔的管理
本卷情況說明：（共--頁）（年度＋部門＋文件分卷名）
查閱權(quán)限：—— （級）以上人員或經(jīng)————（主管）同意
保存期限：自 年 月至 年 月
保密文件的傳遞：
要求填寫相關(guān)表格，并經(jīng)過主管簽字方可進(jìn)行傳遞。傳出方及接收方都需要簽字確
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